Jak správně uspořádat dokumenty v chronologickém pořadí?

1. Otázka-logická. Dokumenty jsou uspořádány v logickém sledu pro vyřešení problému: na začátku – iniciativní dokument; poté – aplikace; pak – dokumenty k vyřešení tohoto problému.

2. Chronologický. Zpravidla se generují dokumenty jednoho úředního roku, s výjimkou přechodných případů. Zásada platí, pokud je případ tvořen na nominální bázi. Podle tohoto principu se dokumenty trvalého uložení, nejstarší, umisťují na začátek pouzdra a opačné pořadí uložení takových pouzder není povoleno.

3. Číslování. Používá se, když mají generované dokumenty sekvenční číslování. Vzhledem k tomu, že registrace probíhá v průběhu evidenčního roku, budou případy příštího roku začínat číslem 1.

Je třeba poznamenat, že při vytváření případů, které se skládají z několika svazků, záhlaví případů udává počet dokumentů generovaných v tomto případě.

Nařízení č. 1-50 rektora univerzity o hlavním díle

4. Abecední. Dokumenty jsou seskupeny v abecedním pořadí zpravidla podle příjmení autora (zejména odvolání občanů a osobní účty).

Odvolání lze tvořit v abecedním pořadí podle příjmení žadatelů. K této skupině dokumentů se ukládají opakované žádosti a další dokumenty.

V průběhu roku lze dokumenty tvořit chronologicky a na konci roku je lze přeskupit abecedně, což usnadňuje vyhledávání.

Pokud se případ skládá z několika svazků:

Osobní účty zaměstnanců „A-M“.

Osobní účty zaměstnanců M-Y

Principy se většinou kombinují.

Systemizace určitých typů dokumentů ve spisech

Administrativní dokumenty jsou ve věci tvořeny chronologicky se všemi souvisejícími přílohami. Takže pokud byly objednávky schváleny s pokyny, pak jdou spolu s pokyny. Dokumenty o hlavních činnostech zakázek jsou seskupeny a evidovány samostatně a ukládány zpracovatelem návrhu zakázky.

Protokoly jsou seřazeny v chronologickém pořadí podle čísel. Dokumenty pro jednání, které jsou přílohou zápisu, se při velkém objemu tvoří do samostatných souborů a podle čísel protokolů. Název může znít takto: „Přílohy k zápisům z jednání představenstva“.

ND zajišťuje tvorbu případů s výpisy atp. umělci v různých strukturních divizích jsou zakázáni. Návrhy občanů na zlepšení práce organizace jsou přitom trvale uloženy v samostatných souborech roku, ke kterému se obsahově vztahují, bez ohledu na data jejich sestavení či přijetí. Například plán z roku 2007 napsaný v roce 2006 by měl být přiřazen k roku 2007; a zpráva z roku 2006, sestavená v roce 2007, do roku 2006.

Dlouhodobé plány, navržené na několik let, se tvoří v prvním roce činnosti. Zprávy o jejich plnění jsou vedeny ve složce za poslední rok.

Korespondence může být tvořena během funkčního období nebo akademického roku.

Do osobního spisu nepatří kopie příkazu k uložení trestu, udělení dovolené, potvrzení a jiné dokumenty, protože jsou seskupeny odděleně od osobních spisů do samostatných spisů a jsou uchovávány po dobu 3 let (dokumenty, které sloužily jako podklad pro vystavení příkazu personálu).

Osobní karty zaměstnanců T2 jsou uchovávány po dobu 3 let. Jsou seskupeny do samostatných kartoték a systematizovány abecedně v kancelářské práci (v personální službě). Po propuštění se z kartotéky vyjmou osobní karty zaměstnanců podle jmen propouštěných zaměstnanců. Název: „Osobní karty propuštěných pracovníků (formulář T2) „O-Sh.“

V případě velkého objemu objednávek pro personál (více než 200 na každý typ), lze je sestavit do samostatných případů. V tomto případě se sériové číslování provádí v kalendářním roce u každé objednávky.

Dokumenty, které slouží jako podklad pro vystavení personálních příkazů, jsou uloženy v osobních spisech zaměstnanců, na které jsou vystaveny. Tyto dokumenty tvoří nezávislé soubory, pokud nejsou součástí osobních souborů. To platí pro ty zaměstnance, kteří mají pouze kartu T2. K tomu je součástí ND soubor s názvem „Dokumenty pro personální příkazy“ (personální evidenční listy, výkazy, podání, poznámky, které nejsou součástí osobních spisů). Doba uložení takového souboru je 3 roky.

Pokyny pro vedení kanceláře musí odrážet stávající postup při zakládání věcí (zvláštní oddíl). Formace se provádí centrálně, decentralizovaně a smíšeně.

S centralizovanou tvorbou – v SDOU (v organizacích s malým tokem dokumentů); v případě decentralizovaného – v rámci každé strukturální jednotky; se smíšeným – jak v konstrukčních celcích, tak v SDOU. V každém případě jsou administrativní dokumenty a korespondence s nadřízenými organizacemi o hlavních činnostech seskupeny do souborů v SDOU.

Organizační a metodické řízení a kontrolu provádí SDOU. Kontrolu nad správností záležitostí ve strukturálních útvarech může vykonávat vedoucí archivu.

Evidence případů

V průběhu úředního roku se vyřízené dokumenty sdružují do případů a ukládají se na rok do strukturních celků, kde jsou případy připraveny k předání do archivu. Případy trvalého a dočasného (nad 10 let) uložení, včetně dokladů o personálu, doplněné papírováním, podléhají evidenci a popisu. Osobní spisy a karty se považují za dokončenou kancelářskou práci ode dne propuštění těchto zaměstnanců.

Evidenci případů provádějí zaměstnanci SDOU a dalších strukturálních útvarů, do jejichž kompetence patří zakládání a evidence případů v souladu s ND. Za tímto účelem jsou ve sloupci 5 ND uvedena jména osob odpovědných za vedení záležitostí.

Typy registračních prací závisí na době uložení. Pro případy trvalého a dočasného uložení (nad 10 let) je zajištěna úplná registrace případů. Případy dočasného skladování (méně než 10 let) podléhají částečné evidenci.

Úplná registrace zahrnuje:

ü Číslování listů v kartotéce;

ü Vypracování certifikačního listu;

ü V případě potřeby sestavení VO;

ü Založení/svázání souboru;

Registrace podrobností obálky případu a provedení příslušných změn (objasnění názvu organizace, rejstříku kanceláře, termínů, nadpisů).

Číslování listů

Provádí se za účelem upevnění pořádku v pouzdru a zajištění jeho bezpečnosti. Všechny listy kromě certifikačního listu jsou číslovány (v normostranách) v rozšířené podobě arabskými číslicemi, hrubé číslování, v pravém horním rohu černou grafitovou tužkou.

Listy VO umístěné na začátku pouzdra jsou číslovány samostatně.

Listy pouzder skládající se z více svazků jsou číslovány pro každý svazek samostatně, s nezávislým hrubým číslováním.

Pokud existují ilustrační dokumenty, jsou očíslovány na rubové straně v levém horním rohu listu (fotografie, kresba apod.).

List libovolného formátu sešitý na jednom okraji je očíslován jako jeden list. Pokud jsou listy složené a prošité středem, pak jsou očíslovány samostatně.

Listy v pouzdře s pevně nalepeným dokladem jsou očíslovány jako jeden list, zároveň je však na dokladu osvědčujícím pouzdro uveden celkový počet nalepených fotografií a čísla listů, na kterých jsou umístěny.

Složené listy A3 a A2 jsou rozložené a očíslované v pravém horním rohu.

List a na něm nalepený dokument (rozlišení) na jedné straně se číslují jako dva nezávislé listy nebo jsou-li připojeny jiným způsobem.

Lemované obálky s nápisy jsou číslovány. Každá příloha je očíslována za obálkou.

Dokumenty založené ve spisu s vlastním číslováním listů (výkaz, výkaz) si mohou ponechat své číslování, pokud odpovídá sekvenčnímu uspořádání listů ve spisu.

Listy, které slouží jako oddělovače mezi dokumenty zařazenými do spisu, jsou očíslovány, pokud mají odpovídající značky. Například „Dokumenty k pátému bodu programu jednání bankovní rady“.

Prázdné listy sloužící jako oddělovače nejsou číslovány. Pokud je například do jednoho spisu zařazeno několik případů, číslovaných za sebou, prázdné listy se nečíslují, pokud na nich nejsou žádné značky.

Když se při číslování udělalo velké množství chyb, listy se očíslují znovu. Při přečíslování se stará čísla přeškrtnou jedním lomítkem a vedle nich se umístí čísla nová (20-25). V tomto případě se vypracuje nový certifikační list a umístí se na konec případu. Údaje ve starém certifikačním listu jsou přeškrtnuté, ale tento certifikační list v souboru zůstane.

Pokud jsou v číslování jednotlivé chyby, je povoleno používat písmena. V tomto případě se na nečíslovaném listu umístí číslo předchozího listu s písmenem (4a, 4b). Při opakování jednoho čísla na několika sousedních listech se přidá také písmeno. Někdy při číslování chybí jednotlivé listy. V tomto případě jsou čísla chybějících listů uvedena v certifikačním listu pouzdra.

Tyto nedostatky jsou uvedeny v certifikačním listu.

Certifikační list pro případ č. 2-3

Spis obsahuje 100 (sto) listů + 5 listů interního inventáře řazeného a číslovaného.

Počet listů VO je uveden v certifikačním listu za celkovým počtem listů oddělených znaménkem „+“.

Poslední změny ve složení a stavu věci jsou zaznamenány v certifikačním listu s odkazem na příslušný dokument. Certifikace se zpravidla vystavuje na listu A4. V knihách je certifikační nápis uveden na zadní straně posledního prázdného listu. V kartotéce – na samostatném prázdném listu formátu karty.

Certifikační list je podepsán zpracovatelem, který na něj uvede datum sestavení.

Je zakázáno umísťovat certifikační list na obálku nebo prázdnou zadní stranu dokumentu.

V případech, kdy byla věc již uložena nebo svázána bez formuláře osvědčení, je tento nalepen na horní část listu na vnitřním krytu pouzdra.

VAZBA (VAZBA) POUZD

Veškeré spisy trvalého, dočasného (nad 10 let) uložení a personální evidence jsou evidovány ve 4 otvorech, se silným závitem v obálce nebo vazbě, s přihlédnutím k možnosti volného čtení, veškeré kovové předměty jsou zabaveny.

Certifikáty atd. vložen do obálky, která se založí do pouzdra nebo nalepí na vnitřní stranu obalu. V takovém případě je přítomnost nevyzvednutých dokumentů uvedena v certifikačním listu. Pokud je jich velké množství, jsou zabaveny a lze je spojit do jednoho pouzdra. V této podobě jsou tvořeny v abecedním pořadí podle příjmení majitele.

Je-li více případů spojeno do jednoho případu, vyplácí se náhrada podle roku propuštění.

Karty T2 se ukládají v abecedním pořadí a je sestaven pouze certifikační list. Je zakázáno ukládat osobní karty do osobní složky!

Osobní účty jsou sestavovány v abecedním pořadí a evidovány s certifikačním listem pro každý rok zvlášť.

Je povoleno ukládat soubory sestávající z cenných nebo neformátovaných dokumentů (přílohy k hlavnímu dokumentu, jejichž archivace je obtížná) nezařazených, ale umístěných ve složkách s chlopněmi.

Nevyzvednuté sešity jsou vloženy do obálky a vloženy do složky s chlopněmi s certifikačním listem a jsou zařazeny do inventáře personálu. Lze vyhotovit VO, které udává počet pracovních záznamů v něm obsažených.

DESIGN KRYTU POUZDRA

Na obálce je uveden název mateřské organizace v nominativním případě, samotná organizace (I.p.), strukturní jednotka (v I.p.), rejstřík spisu podle ND, číslo svazku, název, datum (extrémní data), číslo listy, doba použitelnosti , archivní kód pro roční úsek souhrnné inventury případů.

Pokud mají názvy organizací oficiálně přijaté zkratky, jsou uvedeny v závorkách v případě nominativu. Pokud se jméno během období, na které se vztahují dokumenty případu, změní, jsou na obálce uvedena obě jména: staré jméno je umístěno v závorkách a nové jméno je napsáno nad ním. Nesmí být přeškrtnuté.

Pokud byl případ otevřen v jedné organizaci v průběhu roku a dokončen v jiné, pak je na přebalu místo pro vepsání názvu archivu, ve kterém byly dokumenty přijaty k uložení (nahoře).

Názvy a rejstříky případů jsou převedeny na obálku ze schváleného RD. Pokud název ND neodráží skutečný obsah dokumentů ve věci, jsou v něm uvedeny upřesnění (zpravidla objednávky a protokoly): čísla dokumentů podaných v této věci („Příkazy č. 1-100 dne základní činnosti.

V záhlaví případů obsahujících kopie dokumentů je po tečce s velkým písmenem uveden počet kopií dokumentů (v jednom řádku se záhlavím): „Zakázky na hlavní činnosti. Kopie.“ Autenticita není specifikována.

Při vytváření pouzder s více než 250 listy jsou uvedeny objemy. Číslo svazku by mělo být uvedeno na obálce: „Případ č. 3-5. v.1″.

V záhlaví pouzder obsahujících osobní spisy, účty, osobní karty jsou nejkrajnější počáteční písmena příjmení zaměstnanců umístěna v abecedním pořadí.

Index osobního spisu je pořadové číslo v knize osobních záznamů.

Datum se píše arabskými číslicemi. Stanovení data založení a dokončení se provádí přesně v souladu s dokumenty ve spisu. Data zřízení/dokončení korespondence se považují za nejstarší a nejpozdější datum registrace: Zahájeno _____

Případy s regulačními a plánovacími dokumenty jsou datovány podle data jejich schválení.

Pouzdra s protokoly, vč. a tvořené spolu s listinami kolegiálních orgánů datovanými s přihlédnutím k datům protokolů i listin k nim připojených.

Vykazovací dokumentace je datována podle data vyhotovení.

Při registraci případu sestávajícího z několika svazků je začátek a konec každého svazku uveden na obálce.

Pokud se jedná o deník (knihu) registrace, pak datem budou kalendářní data prvního a posledního záznamu v deníku.

Data osobních spisů jsou data podepsání příkazu k přijetí a propuštění. Pokud je několik osobních spisů vytvořeno do jednoho, je uvedeno pouze datum propuštění. Stejným způsobem se datum zadává i při výdeji osobních karet pro propouštěné zaměstnance.

Datum nesmí být uvedeno na přebalu spisu obsahujícího roční plány a zprávy, protože jejich data se mohou projevit v názvech. Někdy může případ ladit dokumenty s dřívějšími daty, než jsou data všech ostatních dokumentů v daném případě. V tomto případě se po vyznačení termínů na obálce provede záznam „Existuje dokument pro 20.01.2001. leden XNUMX“ na nový řádek.

Pokud jsou datum nebo jednotlivé prvky určeny přibližně, jsou uvedeny na základě obsahu dokumentu nebo jsou datum nebo jiné prvky pochybného původu, znak „? »nebo datum/jeho části jsou umístěny v hranatých závorkách: [ne dříve než 2006], [ne dříve než 25.08.2006. 15. 12], 2006.[XNUMX]. XNUMX.

V případě, že byl případ zahájen v jedné organizaci a dokončen v jiné, jsou na obálce uvedena 3 data:

ü provozovny v první organizaci Zahájení: 01.12.2006

ü nástup na další 10.05.2007

ü konec případu Ukončeno: 31.12.2007

Počet listů je uveden na přebalu z certifikačního listu: „pro 150 listů“.

Doba použitelnosti se přenese z odpovídajícího RD: „Uložit. “

Případy trvalého a dočasného (nad 10 let) uložení jsou plně zdokumentovány rok po jejich ukončení v kancelářských pracích a převedeny podle inventáře ze strukturních oddělení do archivu organizace. V archivu se na základě inventur strukturálních útvarů v průběhu příštího roku sestavují roční oddíly konsolidovaných soupisů záležitostí organizace.

Při přidávání případů do sjednoceného inventáře je každé z nich přiděleno pořadové číslo, pod kterým je věc vedena v archivu (fond, inventář, případ). Po zařazení věci do inventury v resortním archivu se zapíše archivní kód, číslo fondu, inventární číslo a číslo jednací pro roční úsek souhrnného soupisu věcí.

Obálka se vydává do 3 let: po založení dokladu dle ND, na konci úředního roku a po sepsání souhrnné inventury. Obálka odráží zavedený postup ukládání spisu, jehož podstata je následující: minus 2 služební roky, trvalé a dočasné (nad 10 let) uložení a personální spisy jsou uloženy zcela dokončeny a evidovány podle inventur.

Případy dočasného skladování (méně než 10 let) podléhají částečné evidenci. Je dovoleno je nesystematizovat, nečíslovat, nezařazovat, nevypracovávat certifikační list, neuvádět lhůty, ale pouze k rokům, pro které byly dokumenty vytvořeny. Všechny nápisy jsou vyrobeny světlem odolným inkoustem a inkoustem.

SESTAVOVÁNÍ A REGISTRACE LISTERŮ PŘÍPADŮ STRUKTURÁLNÍCH DIVIZÍ

Inventář – rešeršní rejstřík, což je systematizovaný seznam záhlaví případů (úložných jednotek) a slouží k odhalení skladby a obsahu případů, konsolidaci jejich systematizace v rámci fondu a evidenci případů. Slouží k rychlému vyhledávání případů v organizaci.

Inventární formuláře jsou uvedeny ve Vzorech pokynů a Základních pravidlech provozu archivu.

Aby se zabránilo výskytu dvou případů se stejným kódem, je v resortním archivu vedena evidence inventur.

Jako podklad pro sestavení konsolidované inventury slouží inventury sestavené v strukturních celcích. Samostatně jsou sestavovány inventury pro spisy trvalého, dočasného (nad 10 let) uložení, pro spisy personálu a pro případy specifické pouze pro tuto organizaci + některé druhy provozních dokumentů (NTD, hlášení, příkazy).

Přenos dočasného úložiště a archivních souborů se provádí podle ND s poznámkou v „Poznámkách“.

Spis veřejnoprávních organizací je zařazen do ND jako samostatný oddíl a rok po ukončení kancelářských prací je podle samostatné inventarizace převeden do archivu a poté jako samostatný oddíl zařazen do ročního oddílu konsolidovaný inventář skříní pro trvalé uložení.

Popisné články inventářů konstrukčních divizí obsahují podrobnosti:

ü pořadové číslo pouzdra (svazek, díl);

ü počet listů v souboru;

ü doba uložení a položka podle seznamu (v soupisu případů s dobou uložení nad 10 let a v soupisu osobních spisů);

Pracovní zařazení vedoucího stavebního útvaru

název	část
Číslo v pořadí	Případový index	Název případu	datum	Počet případů	Doba použitelnosti	Poznámky

Tento inventář zahrnuje _{v číslech nebo slovech} případy od č.___ do č.____.

Název pozice překladače Malba Vysvětlení

Pracovní zařazení protokol EC strukturální

vedoucí útvaru SDOU č. _____

předáno _{v číslech a slovech} záležitosti a _{v číslech a slovech} evidenční a kontrolní karty pro doklady.

Název pozice zaměstnance

Strukturální jednotka Podpis Vysvětlení

Vzal _{v číslech a slovech} záležitosti a _{v číslech a slovech} evidenční a kontrolní karty pro doklady.

Pracovní pozice Podpis Vysvětlení

18.1. Základní požadavky na sestavení inventury

1. Dostupnost kompletního souboru dokumentů zahrnutých do inventury generované v činnosti strukturální jednotky.

2. Správný popis případů.

3. Dodržení zásady systemizace případů při sestavování inventury.

Kontroluje se soulad názvu případu s obsahem dokumentů.

Osobní spis je složka, která obsahuje úplné informace o zaměstnanci. Řekneme vám, zda jsou všichni zaměstnavatelé povinni vést záznamy o osobních údajích, v jaké formě by měly být sestavovány, udržovány a uchovávány.

105 tisíce otevření

Ne všichni zaměstnavatelé musí dokumentovat osobní složky zaměstnanců. Pro obecní, státní úředníky a vojenský personál udržování osobních věcí je povinné na základě zákona ze dne 27.07.2004. července 79 č. XNUMX-FZ.

Jiné společnosti mohou záležitosti zaměstnanců spravovat z vlastní iniciativy. A takové záznamy si zpravidla většina z nich vede. Pořádek je přece potřeba v jakýchkoli dokumentech, zejména v personálních.

Obecná pravidla pro vyřizování osobních záležitostí

Způsob vedení osobních záležitostí musí být předepsán v místním regulačním aktu společnosti (LNA). Takový dokument se může jmenovat např. Předpisy o postupu při vedení osobních spisů zaměstnanců „.

Pro zaměstnance, se kterými jsou uzavřeny pracovní smlouvy, je povinné zakládat osobní spisy. Doba trvání pracovní smlouvy nerozhoduje.

Na přitahován dodavatelů podle dohod GPC , osobní spisy se nezpracovávají.

Pokud zaměstnanec pracuje pro společnost za podmínek interní částečný úvazek , pak budete muset otevřít 2 osobní soubory: pro vaši hlavní pozici a pro vaši pozici na částečný úvazek.

Pokud zaměstnanec odejít a poté se znovu připojit ke společnosti – Musíte o něm otevřít nový osobní soubor.

Evidence osobního spisu zaměstnance

Nejprve musíte vytvořit samostatnou složku a vyplnit titulní stránku.

Označuje:

• Název společnosti;
• název oddělení, kde bude nový specialista pracovat;
• číslo osobního spisu;
• číslo svazku (pokud je k dispozici).

Pro usnadnění lze jako název případu uvést celé jméno zaměstnance.

Zaměstnavatelská organizace rozhoduje o tom, jaké dokumenty budou v osobním spisu, s přihlédnutím ke specifikům její činnosti.

Obvykle je seznam dokumentů v osobní složce zaměstnance následující:

1. Interní inventarizace dokumentů.
2. Žádost o zaměstnání.
3. Dotazník vyplněný zaměstnancem při nástupu do zaměstnání.
4. Osobní list pro personální evidenci.
5. Dodatky k osobnímu listu.
6. Pracovní smlouvu, jakož i doplňující dokumenty k ní.
7. Popis práce zaměstnance.
8. Charakteristika a dopisy od předchozích zaměstnavatelů.
9. Různá prohlášení, která zaměstnanec psal během své práce.
10. Kopie objednávek vystavených pro personál, kde je uvedeno celé jméno tohoto zaměstnance.
11. Certifikační údaje.
12. Údaje o lékařské prohlídce.
13. Certifikační list k pouzdru.

Archivní zpracování a ukládání personálních dokumentů svěřte službě Archiv Delis. Zdigitalizujeme jakoukoli dokumentaci a vytvoříme bezpečný elektronický archiv s rychlým přístupem a snadným vyhledáváním.

Karty ve formě T-2 , pokud je společnost vede, se ukládají odděleně. Nejsou vkládány do osobních záležitostí.

Je důležité si uvědomit, že osobní údaje osoby lze zpracovávat pouze s jejím svolením. To znamená, že musíte se zaměstnancem podepsat samostatný dokument – souhlas s přijímáním a zpracováním jeho údajů a uvést v něm, proč společnost tyto informace potřebuje.

Pro vyloučení jakýchkoli nároků při kontrolách neuchovávejte kopie osobních dokladů zaměstnanců ve své osobní složce. Od zaměstnance jsme obdrželi doklady, zkontrolovali je, poznamenali potřebné údaje a doklady vrátili.

Nemůžete si tedy ve svém osobním spisu ponechat kopie následujících dokumentů:

1. Pas.
2. Vojenský průkaz.
3. SNILS;
4. Diplom o vzdělání.
5. Osvědčení o manželství a/nebo rozvodu.
6. Rodný list dítěte.
7. Osvědčení o změně jména nebo příjmení.

Není třeba uchovávat ani kopie propuštěných zaměstnanců. . Zaměstnavatel potřebuje osobní údaje zaměstnance pouze po dobu jeho působení ve firmě. A pokud zaměstnanec již v organizaci nepracuje, pak není důvod zpracovávat jeho osobní údaje.

Je důležité, aby se: Za porušení související se zpracováním a uchováváním osobních údajů se udělují pokuty za:

1. Za nezákonné zpracování osobních údajů nebo jejich zpracování pro účely, které jsou neslučitelné s účely shromažďování osobních údajů v rozsahu:

• od 10 000 do 20 000 rublů. — pro úředníky a jednotlivé podnikatele;
• od 60 000 do 100 000 rublů. – pro organizace.

2. Za opakované porušení pokuta bude:

• od 20 000 do 50 000 rublů. – pro úředníky;
• od 50 000 do 100 000 rublů. — pro jednotlivé podnikatele;
• od 100 000 do 300 000 rublů. – pro organizace.

3. Pokuta za zpracování osobních údajů bez písemného souhlasu subjektu osobních údajů, pokud je takový souhlas povinný:

• od 20 000 do 40 000 rublů. — pro úředníky a jednotlivé podnikatele;
• od 30 000 do 150 000 rublů. – pro organizace.

4. Za opakované porušení Pokuta již bude ve výši:

• od 40 000 do 100 000 rublů. – pro úředníky;
• od 100 000 do 300 000 rublů. — pro jednotlivé podnikatele;
• od 300 000 do 500 000 rublů. – pro organizace.

Mít právo vás pokutovat do tří měsíců ode dne porušení.

Přihlaste se k odběru kanálu „Paper World Delis Archive“

Nejnovější zprávy, legislativa, návody a nástroje. Žádný spam, reklama nebo nepravdivé informace.

Vedení osobního spisu zaměstnance

Takže existuje složka. co bude dál?

• Dokumenty se ukládají do složky v chronologickém pořadí : Pracovní dokumenty budou na prvním místě ( žádost, pracovní smlouva, objednávka ). Poslední z nich je tedy příkaz k propuštění.
• Je potřeba každý list případu číslo.
• Data zaměstnanců jsou uložena ve svazcích . V jednom svazku může být maximálně 250 listů. Dále musíte otevřít nový svazek.
• Poté je třeba vyplnit interní inventarizace dokumentů které jsou v akci.

Tento soupis musí být sestaven ihned po založení složky, tedy v den přijetí zaměstnance.

Inventář se sestavuje ve formě seznamu: uvádí se číslo dokumentu, jeho rejstřík, název a čísla listů spisu, který zaujímá. A tak dále pro každý dokument.

Pokud se objeví nové doklady, je potřeba je také zařadit do interní inventury. Samotný inventář je také umístěn ve složce se všemi ostatními dokumenty.

Pokud byl osobní spis založen bez tohoto inventáře, můžete jej přilepit na vnitřní stranu obálky.

Všechny složky musí být očíslovány a evidovány ve speciálním deníku. Pro takový časopis neexistuje žádná právně stanovená forma, organizace má tedy právo jej vyvíjet samostatně.

Delis Archive – uděláme pořádek v personálních dokumentech vaší společnosti, vytvoříme osobní složky v souladu se všemi zákonnými požadavky. Na žádost zaměstnanců připravíme a vystavíme potřebná osvědčení a výpisy.

Postup a podmínky pro ukládání osobních souborů

Zatímco zaměstnanec pracuje, jeho datová složka je uložena v HR oddělení v plechových skříních. Ještě lépe v trezorech.

Když zaměstnanec odejde , pak je jeho spis uzavřen a přenesen do archivu organizace k uložení. To musí být provedeno mezi druhým rokem po uzavření případu a koncem třetího roku po dokončení případu.

Případy uzavřené před 01.01.2003. XNUMX. XNUMX jsou uloženy 75 let . Po tomto datu – 50 let , ale všech 75 není zakázáno.

Po uplynutí doby uložení může být složka s dokumenty zničena.

Složky s dokumenty pro vedoucí musí být trvale uchovávány.

Při přenášení pouzdra na uskladnění musíte :

• odstraňte sponky z dokumentů. Poté můžete provést firmware. Můžete také vyrobit vazbu v kartonovém přebalu se 4 vpichy. Je bezpodmínečně nutné zajistit, aby při ukládání dokumentů byl jejich text a podrobnosti jasně čitelné.
• Na každý list uveďte číslo a připojte interní inventář.
• vyplňte certifikační list. Formulář je uveden níže.

A v neposlední řadě obálka. Je to stále stejná titulní strana. Je nutné na něj poznamenat datum dokončení případu a počet listů uvedený v certifikačním listu. Posuzují se všechny listy, včetně interního inventáře a certifikačního listu. Také na krytu pouzdra musíte uvést jeho trvanlivost.

To je vše, pouzdro je připraveno k uložení.

Doba uložení osobních souborů je dlouhá. A je třeba hlídat teplotu a vlhkost v místnosti, kde jsou složky umístěny. Papír má tendenci blednout, takže vystavení slunečnímu záření je zcela nežádoucí.

• #elektronický archiv
• #úložiště dokumentů
• #osobní údaje
• #osobní záležitost
• #Archiv Delis