Napady

Archiv komunikací – domácnost

Článek vyšel v časopise „Secretary-Referent“ č. 9. září 2016.
Všechna práva vyhrazena. Reprodukci, následnou distribuci, vysílání nebo kabelovou komunikaci nebo zpřístupnění článků z webu povoluje držitel autorských práv pouze s povinným odkazem na tištěný nosič s uvedením jeho názvu, čísla a roku vydání.

Z článku se dozvíte o důležitých bodech souvisejících s uspořádáním a opravou archivní místnosti, jaké požadavky je třeba vzít v úvahu při výběru materiálů, nábytku a vybavení a jak uspořádat místnost z hlediska pohodlí a vytvoření navigace v archivu.

URČUJEME PROSTOR PRO ARCHIV

Není žádným tajemstvím, že v relativně malých organizacích jsou kanceláře umístěné daleko od centrální části kanceláře často využívány jako prostory pro ukládání archiválií. Přitom samotné prostory z hlediska technického vybavení a stavu zanechávají mnoho přání. V takových podmínkách časem nejenom uložená dokumentace ztrácí svůj původní vzhled, ale i samotné prostory vyžadují sledování technického stavu:

jednou za rok při provádění sanitárního a hygienického ošetření prostor archivu;

jednou za 5 let při kontrole dostupnosti a stavu dokladů.

Opravy se provádějí jak ve stávajících archivních skladech, tak v prostorách, kde se plánuje umístění dokumentace (při přestěhování organizace do jiné kanceláře, rozšíření apod.).

Provádění oprav v použité archivní místnosti je složitý a zdlouhavý proces, ale poskytuje řadu příležitostí:

• při přesouvání dokumentace k dočasnému uložení (po dobu opravy) můžete zjistit poškození dokumentace, které nebylo dříve patrné;

• při přenosu složek je pohodlná možnost vybrat dokumenty s prošlou dobou uložení, aby se po opravě nevkládaly zpět do archivu;

• v případě potřeby můžete pro větší pohodlí změnit plán rozmístění regálů, provést práce na optimalizaci prostor (instalace ventilace, výměna svítidel atd.), objednat (změnit) vybavení: děliče pro složky, boxy pro ukládání elektronických dokumentů , identifikační štítky na regálech, štaflích.

Takový „generální úklid“ archivu, pokud je dobře proveden, vám umožní uchovat dokumentaci v požadované podobě a poskytne prostorům udržovaný vzhled na dlouhou dobu.

Opravné práce jak v prázdné místnosti, tak v místnosti zaplněné dokumentací je nutné provádět s přihlédnutím k požadavkům na uložení archiválií, které bohužel nejsou vždy dodrženy. Jak ukazují kontroly, „praktický styl vývoje (přizpůsobení) prostor pro archivní služby je ve většině případů povrchní a neprofesionální“, proto by příprava a realizace oprav měly být prováděny pod vedením odborníka odpovědného za organizaci archiv.

Co dělat s dokumentací? Tento problém bude nutné nejprve vyřešit.

Existují dva způsoby, jak přesunout dokumentaci, jakož i prvky zařízení a konstrukcí, a zajistit tak jejich bezpečnost:

• upravit jinou vhodnou místnost pro dočasné uskladnění;

• využívat službu dočasného úložiště mimo organizaci (outsourcing).

V prvním případě je nutné vyhodnotit objem dokumentace a mzdové náklady na její přesun, ve druhém – finanční možnosti společnosti. Při výběru druhé možnosti se náklady výrazně zvyšují, protože kromě měsíční platby za vzdálené úložiště budete muset platit také za odstranění a přepravu dokumentace.

Přečtěte si více
Základní principy střídání plodin a co sázet po řepě

Výpočet plochy archivu. Pokud archivní místnost teprve zařizujete, je důležité vypočítat její plochu. Pro usnadnění výpočtu oblastí potřebných pro archivaci vyvinuli specialisté následující metodiku:

Pro výpočet je také nutné znát počet případů uložených v archivu a podléhajících uložení a také vzít v úvahu, kolik nových případů přibude v následujících letech (od tří do pěti let).

Příklad výpočtu. Řekněme, že archiv obsahuje dočasné (nad 10 let) a trvalé úložné soubory. Každý rok je vygenerováno 60 dočasných (nad 10 let) úložných souborů a 45 trvalých úložných souborů (počet je převzat ze seznamu souborů organizace). V tomto případě budete k umístění souborů vytvořených v průběhu jednoho roku do archivu organizace potřebovat 3,5 police ve stojanu dlouhém 1 metr: na každé 30 složek typu „Crown“. To znamená, že po dobu 5 let budete potřebovat 17,5 police. Počet potřebných polic zaokrouhlíme na celé číslo: minimálně 4 police regálu je nutné ponechat jako rezervu. Při pravidelném ničení pouzder, kterým uplynula doba uložení, zaberou volné místo v regálech nově přijatá pouzdra.

Požadavky na prostory archivu. Ne všechny prostory jsou vhodné pro ukládání archiválií.

Není dovoleno užívat chátrající, vlhké, nevytápěné prostory, které nesplňují hygienické a hygienické požadavky, jakož i prostory objektu, kde sídlí provozovny veřejného stravování, sklady potravin a organizace skladující agresivní a hořlavé látky nebo používající nebezpečné nebo chemické technologie.

Prostory archivu musí být požárně bezpečné, zaručeně chráněny před zaplavením a musí mít nouzový východ. V prostorách by neměly být žádné hlavní rozvody plynu nebo vody.

Před umístěním dokumentů do něj musí být prostory archivu po přezkoušení zvláštní komisí přijaty k užívání. Zkouška hodnotí stav prostor a určuje jejich vhodnost. V komisi jsou zástupci archivních, provozních, požárních, bezpečnostních, hygienických a dalších specializovaných služeb. Výsledky vyšetření jsou zdokumentovány v zákoně.

Zapojení ve skladech musí být skryty, zásuvky musí být utěsněny, přenosná elektrická zařízení musí mít šňůry s pryžovou izolací.

Obecné a podlahové spínače umístěn mimo skladovací prostory. Svítidla musí být pokryta pevnými stínidly.

Ve skladech je zakázáno používat oheň, topná zařízení a umisťovat cizí předměty.

Opravy a montážní práce jsou prováděny v souladu s ochrannými opatřeními, zabezpečením a bezpečností dokumentů. Místnost archivu musí být vybavena požární a bezpečnostní alarm.

Absence oken je povolena, pokud je ve skladu přirozené nebo umělé větrání, které zajišťuje 2-3 výměny vzduchu za hodinu. Ve skladovacích prostorách vybavených klimatizačními systémy musí být udržovány optimální teplotní a vlhkostní podmínky s ohledem na konkrétní typy dokumentů: pro papírové dokumenty – teplota 17–19 °C, relativní vlhkost vzduchu 50–55 %; pro černobílé filmové materiály – 15 °C a 40–55 %), pro barevné – 2–5 °C a 40–55 %; pro dokumenty na magnetických páskách a diskových médiích – 15–20 °C a 50–65 %. Teplotní a vlhkostní podmínky jsou řízeny pomocí teploměrů a vlhkoměrů.

Přečtěte si více
Jak vypočítat počet toalet?

VYTVOŘÍME ARCHIVNÍ NAVIGACI

Kreslíme dispoziční schéma archivního fondu. Na základě výpočtů plochy archivu nakreslíme (nebo ručně) grafické schéma umístění finančních prostředků v nových skladech, tzn. na plánu rozmístění regálů uvedeme čísla finančních prostředků, které se plánují umístit na tuto regálovou plochu (Příklad 1). Ke grafickému plánu můžete přidat vhodné vysvětlivky (textové přepisy). Přítomnost a pečlivé vypracování takového schématu je jednou z podmínek pro kvalitní přesun velkého množství archiválií.

Číslováme regály, police a kufry. Aby se předešlo zmatkům při uspořádání dokumentace po opravách, je nutné před zahájením opravy očíslovat všechny regály a police, pokud tak nebylo provedeno dříve. V každé jednotlivé místnosti mají regály a skříně své vlastní číslování: jsou číslovány v určitém pořadí zleva doprava od vchodu. Police na regálech a ve skříních jsou číslovány shora dolů zleva doprava (obr. 1).

U oboustranných regálů začíná číslování pouzder na jedné straně stěny, zasahuje až k vnějšímu okraji regálu a pokračuje na druhé straně.

Sestavujeme regálové a akciové indexy s uvedením místa uložení dokumentů. Pro snazší vyhledávání dokumentů v archivu je nutné sestavit skladové a regálové topografické rejstříky. V tomto případě se sestavuje skladový topografický rejstříkový lístek zvlášť pro každý archivní fond (příklad 2) a pro každý regál se sestavuje policový topografický rejstříkový lístek (příklad 3).

Požadavky na uspořádání regálů. Pro zaměstnance organizace je důležité, aby co nejrychleji našli potřebné dokumenty, a proto musí být při uspořádání regálů v místnosti splněny určité požadavky:

Pro uložení dokumentů s razítky s omezeným přístupem musí být ve skladu instalovány trezory nebo kovové skříně. Pro uložení takových dokumentů lze vyčlenit samostatné úložiště.

CO DALŠÍHO JE TŘEBA ZAJIŠŤOVAT PŘI ZALOŽENÍ ARCHIVU

Požadavky na výběr materiálů. Jako specialista, který má na starosti archiv a podílí se na výběru materiálů, musíte uvést technické požadavky – zbytek nechte na profesionálech. Důležité je, aby se jednalo o certifikované materiály, které nesbírají prach a nejsou zdrojem prachu nebo agresivních chemikálií.

Správný výběr materiálů je nejdůležitější podmínkou úspěšné opravy. Při výběru materiálů pro rekonstrukci archivní místnosti je třeba vzít v úvahu, že existuje seznam materiálů podléhajících certifikaci5:

• 4863 – Klimatizační zařízení;

• 2388 – Barvy a laky;

• 3530 – Silové kabely pro stacionární instalace pro napětí nad 1 kV;

• 5331 – Kvalitní řezivo;

• 5620 – Speciální nábytek.

Pokud používáte necertifikované produkty, mohou nastat nepříjemné situace.

Například po špatně provedených opravách podlah v archivních skladech Archivní služby Novosibirské oblasti byly dokumenty neustále kontaminovány prachem, který se tvořil v důsledku zničení podlahové krytiny z kol vozíků, které se používají k transportní archivní soubory.

Požadavky na vybavení archivní místnosti.

1. Dveře schodišť a výtahových hal musí být samozavírací s těsněním ve vybráních. Samozavírací zařízení dveří musí být v dobrém stavu6.

Přečtěte si více
Kolik dlaždic potřebujete na štít domu?

Archivní úložiště (s výjimkou archivních úložišť umístěných v chráněném prostoru) jsou vybavena dvířky se zvýšenou technickou odolností proti případnému nabourání, opatřena vysoce bezpečnostními zámky. Okna v přízemí musí být vybavena uzamykatelnými mřížemi. Dveře nouzových východů z chodeb, hal, foyer, vestibulů, schodišť a místností archivu se musí otevírat volně a ve směru východu z budovy, s výjimkou dveří, jejichž otevírání není upraveno požadavky regulačních dokumentů o požární bezpečnosti (bod 3.1 Zvláštních pravidel).

2. V místech křížení stěn, stropů a obvodových konstrukcí s různými inženýrskými sítěmi musí být vzniklé otvory a mezery utěsněny maltou nebo jinými nehořlavými materiály (článek 2.15 Zvláštních pravidel).

3. V archivních skladech, laboratořích-výrobě, skladech a kancelářích by měly být umístěny cedule s nápisy: „Odpovědnost za požární bezpečnost“, „V případě požáru volat telefonicky. “ (bod 2.16 Zvláštního Pravidla).

4. Koberce a běhouny na koberce v místnostech s velkým počtem osob (50 a více osob) musí být pevně připevněny k podlaze (článek 3.4 Zvláštních pravidel).

5. Prostory archivu musí být vybaveny primárními hasicími prostředky.

Hasicí přístroje. Všechny archivní skladovací prostory, laboratorní-výrobní, skladové a kancelářské prostory i technologické instalace musí být vybaveny hasicími přístroji, které je nutné použít k lokalizaci a likvidaci drobných požárů i požárů v počátečních stádiích rozvoje. V každém patře musí být umístěny minimálně dva ruční hasicí přístroje.

Při ochraně archivních skladovacích prostor používejte přednostně halonové a oxid uhličité hasicí přístroje s ohledem na maximální přípustnou koncentraci hasiva.

Prostory vybavené automatickým stacionárním hasicím zařízením jsou vybaveny 50 % hasicích přístrojů na základě jejich vypočteného množství. Vzdálenost od možného zdroje požáru k umístění hasicího přístroje by neměla přesáhnout 20 m (článek 9.5 Zvláštních pravidel). V tomto případě musí mít každý hasicí přístroj na karoserii nabarvené sériové číslo bílou barvou a také cestovní pas v předepsané podobě.

Hasicí přístroje by měly být umístěny na viditelných místech v blízkosti východů z prostor ve výšce nejvýše 1,5 m (článek 9.6 Zvláštních pravidel).

Požadavky na požární bezpečnost.

Požadavky na archivní nábytek. Archivní sklady musí být vybaveny kovovými policemi. Po dobu do rekonstrukce (opravy) budov (prostorů) archivního skladu je povoleno provozovat stávající stacionární dřevěné regály ošetřené retardéry hoření (bod 4.2 Zvláštních pravidel).

V prodeji najdete regály s elektrickým pohonem, pojízdné i stacionární, ale vzhledem k vysoké ceně prvních dvou jsou nejoblíbenější kovové policové archivační regály (obr. 2).

Takové stojany mají řadu výhod:

• minimální hmotnost konstrukce;

• možnost rozšíření sekcí;

• Regály lze dodatečně vybavit zadní a boční stěnou, přepážkami a omezovači.

Jako pomocné nebo speciální vybavení lze použít kovové skříně, trezory, skříňové regály, ale i přihrádkové boxy s kovovými přepážkami a policemi. Pro uložení vědeckých referenčních přístrojů a archivních záznamů je nutné zakoupit trezory nebo plechové skříně. Nechybí ani skříně pro ukládání elektronických dokumentů (obr. 3).

Související vybavení zahrnuje archivní vozíky (obr. 4) a štafle (obr. 5).

Přečtěte si více
Jak používat Provotox na drátovce?

Nábytek a zařízení musí být instalovány tak, aby nepřekážely při evakuaci osob, šířka průchodů mezi zařízeními musí být nejméně 1 m.

Nárůst obchodní aktivity a úrovně zaměstnávání moderních manažerů nutí mnohé přesunout určité množství práce domů, a proto je potřeba uspořádat dokumentaci na domácím pracovišti a správně zorganizovat samotné místo. Pro obchodníky je zvláště důležitý správně organizovaný systém pro ukládání a používání dokumentů, protože přímo určuje efektivitu práce a emoční stav zaměstnance (nedostatek organizace v papírech může vést k nepříjemným důsledkům nebo stresu jak pro jejich majitele, tak pro jeho majitele). rodinní příslušníci). Dalším problémem v rámci domácího archivu je rozhodování o umístění toho či onoho materiálu tak, aby byla zajištěna jeho bezpečnost a dostupnost informací v něm obsažených, přičemž archivní systém umožňuje zohlednit četnost využívání informací a právní význam každého dokumentu.

  • aktuální archiv – používá se pro dokumentaci, která musí být neustále konzultována za účelem odkazu nebo předložení „příslušným orgánům“, jakož i pro dokumentaci s krátkou dobou použitelnosti. Takový archiv, s výjimkou své hlavní části, se vyznačuje rychlým obratem materiálů;
  • trvalý, nebo konstantní, archiv – obsahuje dokumenty s delší dobou použitelnosti, ke kterým se málokdy přistupuje;
  • speciální archiv – obsahuje dokumenty nebo informace pouze jednoho typu. Používá se k uspořádání materiálů, jejichž svazky jsou příliš velké pro hlavní archivní sekci;
  • pracovní archiv – obsahuje dokumentaci související s odbornou nebo tvůrčí činností vlastníka.

Jak již bylo zmíněno, neexistuje žádný dokument upravující organizaci domácího archivu, ale aby byl účinný, musí domácí archiv splňovat řadu požadavků.

Za prvé, měl by obsahovat pouze nezbytné dokumenty, od kterých se skutečně nelze obejít, nebo dokumenty, které mají určitou historickou, kulturní nebo vědeckou hodnotu.

Za druhé, archiv musí být objednán a archivační systém musí být viditelný a logický a mít co nejjednodušší formu.

Za třetí, musí být zajištěn snadný a rychlý přístup k informacím, které souvisí s umístěním a fyzickou podobou organizace archivu.

Za čtvrté, Je nutné, aby se dal archiv snadno dát do pořádku. Mělo by být snadné používat.

Páté, Archivační systém musí být flexibilní. Objem archivu by se měl snadno rozšiřovat a zmenšovat.

Při organizaci domácího archivu byste se měli řídit řadou zásad. Vlastník musí jasně rozumět účelu archivu a povaze dokumentů, které by měly být systematizovány, na základě čehož se vybírá typ archivu. Zároveň by měly být jasně rozlišeny domácí práce a pracovní dokumenty. Při třídění domácí dokumentace je třeba rozlišovat dokumenty právní hodnoty a méně významné materiály: noviny, časopisy, recepty atd.

Kromě hlavního archivu pro ukládání nezdokumentovaných informací, ke kterému je však nutný rychlý a snadný přístup, by měla být vytvořena kniha odkazů, která by obsahovala výše uvedené informace a kód archivu. Vytvořený systém musí být neustále sledován: zmatek v archivu znemožní veškeré snahy o jeho uspořádání.

Přečtěte si více
Kráska z malého semínka - pěstování gloxinie ze semínek

První fází vytváření archivu je tedy určení jeho účelu, povahy utajovaných dokumentů a uživatelů.

Při výběru systému se můžete řídit následujícími používanými prioritami: ukládání dokumentů, vyhledávání dokumentů, připomenutí věcí, které je třeba udělat, priorita věcí, které je třeba udělat. Hlavní sekce archivu lze vytvořit několika způsoby, při výběru kterých je však třeba dodržovat následující pravidla:

  • • rozdělení na hlavní témata by mělo být co nejobecnější, aby zůstalo v čase konstantní;
  • • při rozšiřování nebo zužování archivu by se základní struktura neměla měnit pouze přidáváním nových podtémat a podsekcí;
  • • definice každého hlavního tématu by měla být dostatečně široká;
  • • všechny materiály na stejné téma je nutné ukládat do jedné složky;

• je třeba se vyvarovat duplikace dokumentů, které patří do různých kategorií, je lepší umístit křížový odkaz na materiál jako „viz. Také. “ nebo „viz v sekci. “ Zde je přibližná struktura domácího archivu.

Přibližná struktura domácího archivu

  • 1. Poplatky za služby:
  • 1.1. Nájemné
  • 1.2. Elektřina
  • 1.3. Plyn
  • 1.4. Voda
  • 1.5. Telefon
  • 1.6. Rádio
  • 1.7. Kabelová televize
  • 1.8. Internet
  • 1.9. Alarm systém (zabezpečení bytu)
  • 2. Základní certifikáty/certifikáty/dokumenty
  • 2.1. Identifikační doklady
  • 2.2. Vzdělávání
  • 2.3. Ocenění a certifikáty
  • 2.4. Členství v organizacích
  • 2.5. Notebooky/kalendáře
  • 2.6. Wills
  • 2.7. Dokumenty pro domácí mazlíčky
  • 3. Financovat:
  • 3.1. Rodinná finanční kniha
  • 3.2. Daně
  • 3.3. Pojištění
  • 3.4. Bankovní vklady
  • 3.5. Cenné papíry
  • 3.5.1. Propagace
  • 3.5.2. Dluhopisy
  • 3.5.3. Ostatní
  • 3.6. Půjčky a úvěry
  • 3.7. Příspěvky do penzijního fondu
  • 4. Vlastnictví
  • 4.1. Kniha zásob (majetků).
  • 4.2. Byt (dům)
  • 4.2.1. Dokumenty
  • 4.2.2. Oprava
  • 4.2.3. Konstrukce
  • 4.3. auto(a)
  • 4.3.1. Dokumenty
  • 4.3.2. Oprava a doplňování paliva
  • 4.4. Letní chata
  • 4.4.1. Dokumenty
  • 4.4.2. Opravy a rozšíření
  • 4.4.3. Příspěvky
  • 4.5. Garáž
  • 4.5.1. Dokumenty
  • 4.5.2. Opravy a vybavení
  • 5. Zájmy a koníčky
  • 5.1. Zahradní pozemek
  • 5.1.1. Rostliny a výsadby
  • 5.1.2. Hnojiva a zpracování
  • 5.2. Rybaření
  • 5.3. Sbírání hub
  • 5.4. Pokojové rostliny
  • 6. Medicína a zdraví
  • 6.1. Lékařské záznamy
  • 6.2. Zdravotní pojištění
  • 6.3. Předpisy na léky
  • 6.4. Články v novinách/časopisech
  • 7. Domácnost
  • 7.1. Recepty na vaření
  • 7.2. Návod k obsluze domácích spotřebičů
  • 7.3. Záruční listy
  • 7.4. Užitečné rady
  • 8. Domácí podnikání
  • 8.1. Licence a patenty
  • 8.2. Smlouvy a dohody
  • 8.3. Daně
  • 8.4. Držák vizitek

Při umístění dokumentace je tedy důležité vzít v úvahu způsoby práce s ní a povahu materiálů, na základě kterých se vybírají pomocné prostředky a umístění v domě. Při organizování pracovního archivu se zohledňuje plocha poskytovaná materiálům a objem odvedené práce. Hlavním kritériem pro umístění je priorita případů.

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Back to top button