Co je CDI a jak funguje – podstata a principy technologie byly poprvé zvládnuty

Lean je štíhlá výroba. Jak použitelné jsou jeho filozofie a doporučení pro odvětví správy IT služeb? Může být řízení inteligentní a high-tech výroby štíhlé a jak aplikovat principy Lean pro IT v praxi?

Co je Lean IT

Hlavní myšlenkou štíhlé výroby, neboli štíhlé výroby, je maximální přínos pro spotřebitele využívající minimální zdroje výrobní společnosti. Cílem Lean je organizace práce, při které lze předejít finančním, časovým, reputačním a jiným ztrátám. Abyste toho dosáhli, musíte vytvořit produkční kulturu, ve které je hlavním kritériem hodnota produktu pro podnik a zapojení všech zaměstnanců do vytváření této hodnoty.

Koncept Lean pochází z průmyslu. Poprvé jej představil koncern Toyota, aby snížil ztráty a přiblížil produkt očekávání spotřebitelů. Principy štíhlé výroby aktivně využívaly průmyslové podniky, poté nápad převzaly sektory zdravotnictví a pojišťovnictví. Filozofie byla úspěšně škálována pro řízení v oblasti IT a objevil se termín Lean IT. Motorola, TransUnion a Fujitsu Services byly mezi prvními, kteří jej implementovali.

Koncept štíhlé výroby byl vytvořen pro průmyslové problémy koncernu Toyota, ale rychle se ukázalo, že principy fungují nejen pro automobilku

Hlavním cílem Lean v kontextu IT je eliminace plýtvání. Plýtvání je zde činnost, která spotřebovává zdroje, ale nevytváří ani nepřidává hodnotu konečnému produktu. Pokud například tým při práci na CRM trávil čas překreslováním tlačítek, ačkoli pro uživatele bylo důležitější přidávat upozornění na nové požadavky, pak je to příklad ztrát, kterým lze předejít.

Co Lean bylo užitečné v IT

Pro vývoj softwaru byla metodika Lean upravena programátory Mary a Tomem Poppendieckovými v knize „Lean Software Manufacturing“. Sedm principů z této knihy lze snadno přizpůsobit požadavkům IT služeb:

Analyzujte procesy, najděte a odstraňte úzká místa se zbytečnými ztrátami zdrojů. Pokud si například prostudujete požadavky obdržené od helpdesku, můžete identifikovat ty nejoblíbenější, vytvořit postup pro jednotné poskytování odpovědí na ně a vyhnout se plýtvání časem a zdroji při poskytování těchto služeb uživatelům.

Při provádění změn kontrolujte chod systému, položte si otázku „co se stane, když. ” Díky tomu získáte představu o kvalitě celého systému. Například optimalizujete práci help desku. Pokud si položíte otázku „co se stane, když. “, budete schopni předejít malým chybám v každé fázi, což ušetří čas. Pokud to neuděláte, oprava všech nedostatků po optimalizaci bude trvat mnohem déle.

Vytvořte znalostní bázi pro projekt nebo samostatnou službu nebo systém. Klienti a zaměstnanci tak mohou rychle získat informace, které potřebují, a ušetřit tak čas na vyjednávání. Pracujte na úkolu společně se svým klientem. Tímto způsobem optimalizujete svou práci tak, aby splňovala nejaktuálnější požadavky, a vaši zaměstnanci budou schopni lépe porozumět potřebám zákazníka.

Než učiníte rozhodnutí, které nelze „vrátit zpět“, prostudujte si všechny oblasti a procesy, které ovlivní, a jednejte, pokud je zpoždění plné ztrát nebo škod.

Přečtěte si více

Jak pít odvar z kořene kozlíku lékařského?

Jedním z principů štíhlé výroby je zrychlení operací poskytování služeb. Pochopte dodavatelské řetězce a zkraťte zpoždění reakce, kdykoli je to možné. Například zefektivnit nadbytečné schvalovací nebo schvalovací procesy.

Naslouchejte zaměstnancům a přijměte užitečné nápady. To je efektivní, protože jsou ponořeni do pracovních procesů, vidí je zevnitř a mohou nabídnout ziskové řešení. Pokud si vážíte a realizujete nápady zaměstnanců, dáte jim svobodu při řešení problémů, vytvoříte tím další motivaci a projektu to jen prospěje.

Jaký je konečný cíl, kterého chcete dosáhnout? Mějte to na očích v každé fázi, aby místní vylepšení směřovala ke globálnímu cíli.

Štíhlá výroba není jen o materiálových zdrojích, ale také o lidech, kteří na projektu pracují. Ztráty mohou být buď finanční nebo časové, nebo nerealizovaný potenciál zaměstnanců. V rámci Lean IT účastníci procesů řeší problémy pohodlnými a bezpečnými metodami, vytvářejí hodnotové řetězce a také odhalují svůj vlastní potenciál zapojením se do procesů optimalizace, řízení, technické expertizy atd.

Lean přístup ve světě IT začíná schopností organizace se přizpůsobit a změnit. Pouze z tohoto výchozího bodu je možné udělat první krok na cestě Lean IT. Tato cesta může trvat roky, než se principy Lean stanou nedílnou součástí kultury organizace. Svou efektivitu ale ukáže až v budoucnu, kdy se služby stanou pro klienta hodnotnými a jejich poskytování vyžaduje minimum nákladů.

Jak skloubit Lean a IT v praxi

Podívejme se na to na příkladu. Společnost disponuje IT oddělením pro obsluhu interních potřeb. Nároky proti němu pravidelně vznikaly, protože na incidenty reagoval pomalu. Při analýze práce oddělení vyšlo najevo, že jeho zaměstnanci jsou neustále nuceni rychle řešit vznikající problémy. Jejich práce byla jako hašení požárů.

Ale efektivnější je nehasit, ale předcházet „situacím nebezpečným pro požár“. Proto bylo rozhodnuto pořádat pravidelná setkání mezi IT oddělením a spotřebiteli. Ve výsledku se ukázalo, že uživatelům kvůli implicitnímu schvalovacímu systému trvá vyplnění žádostí dlouho. Druhým bodem růstu bylo rozdělení technické podpory do oblastí a zavedení obecného informačního systému. Poté byla vytvořena znalostní báze a následně implementován systém automatického řízení aplikací.

Poté, co se zjednodušilo zadávání požadavků, jejich správa se zautomatizovala a uživatelé získali přístup do znalostní báze, klesl počet stížností na IT oddělení. Pracovní zátěž jeho zaměstnanců se snížila a oni se mohli soustředit na předvídání požadavků svých kolegů.

Kombinace Lean a IT pomůže:

Správa znalostní báze. Aktualizujte informace a ponechte ty nejrelevantnější. Zaměstnancům to výrazně zjednoduší práci.
Analýza kořenových příčin. Pokud pochopíte a odstraníte hlavní příčinu chyby, nebudete ji muset znovu a znovu opravovat. Pokud uživatel může odeslat požadavek rychleji, nebudou žádné stížnosti na rychlost.
Škálování IT systému. Pokud firma roste, musí růst i IT služba. Toho lze dosáhnout bez nákladů na vybavení a personál – optimalizací stávajících procesů.

Přečtěte si více

Jaká hnojiva citron potřebuje?

Kde začít zavádět principy štíhlého IT?

Joe The IT Guy, blogger a zaměstnanec společnosti SysAid Technologies, doporučuje adopci

stejné základní principy, které jako první uplatnilo vedení japonské společnosti Toyota:

„Rozsviť Andon“ – posviťte si na existující problém.

V japonské kultuře je Andon lampa, která se zapíná zatažením za šňůru. Princip je založen na potřebě „zvýraznit“ problém, který negativně ovlivňuje kvalitu produktu nebo procesu. V ITIL 4 to lze přirovnat k praxi správy událostí a incidentů, kdy je proces zastaven a problém vyřešen. Pokud se například stejná chyba vyskytne vícekrát během implementace nového softwaru, pak je nutné celý proces zastavit a problém jednou opravit, aby se s ním neustále nesetkal. Nástroj je také interpretován v obecnějším smyslu, například pro pořádání průřezových setkání nebo všeobecných zasedání.

Zapnutí lampy v podmínkách štíhlé výroby znamená „rozsvícení“ problému, který ovlivňuje kvalitu výsledku.

“Genchi Genbutsu a Gemba” – vyřešte problém na místě.

Do dílny byli přivedeni mladí inženýři, umístěni do kruhu nakresleného křídou na podlaze a byli požádáni, aby odtud proces pozorovali. Předpokládalo se, že když inženýři „půjdou ven a pracují“ (Genchi Genbutsu), když nastane problém, budou nezávisle studovat a/nebo měnit proces nebo místo práce (Gemba), aby našli zdroj problému. Tento princip se odráží i v ITIL 4 praktikách. Pokud dojde k události, kterou je obtížné diagnostikovat, podívejte se, jak se práce provádí a v jaké fázi se problém vyskytuje.

„Nemawashi“ v překladu znamená „připravte půdu pro výsadbu“. Podle tohoto principu by se před velkou a důležitou schůzkou měla konat individuální schůzka se všemi účastníky. Takto přijdou připraveni se svými názory, argumenty a nápady. V postupech ITIL 4 jsou velké změny možné pouze tehdy, když každý podporuje navrhovanou myšlenku. Do této chvíle musíte pracovat s každou zainteresovanou stranou, dokud nedosáhnete dohody.

Jsou Lean a ITIL kompatibilní?

ITIL 4 zavedl zásadní změny v umístění hodnoty a nástrojích na něm založených.

Středobodem ITIL-4 je nyní Service Value System (SVS). Vyžaduje hodnotový řetězec služeb, jehož každý článek by měl vést ke zvýšení hodnoty produktu beze ztrát. Známý koncept štíhlé výroby, že?

Klíčovým konceptem ITIL 4 je hodnotový systém služeb, k jehož formování všechny procesy směřují

Účastníci procesu jsou povinni nejen přispět, ale také dosáhnout jednotného a předvídatelného výsledku. ITIL 4 nazývá tuto hodnotu spoluvytváření. Lean management zajišťuje, že každý, kdo se účastní procesu, je odměněn. Vítězi se tedy stanou týmy, které dokážou rychle překonat sila a dosáhnout společných cílů.

Zní to příliš dobře, aby to byla pravda

Některé iniciativy mohou přinést výsledky rychle, ale implementace Lean IT je trvalý a dlouhodobý proces. Koncept štíhlé výroby pro odvětví IT služeb může být právě tou pákou, která pomůže, ne-li převrátit svět naruby, pak jistě přesune hory práce: eliminace malých opakujících se chyb, eliminace úkolů, které nepřinesou klientovi užitek, a mnohem více. Ano, budete muset vynaložit velké úsilí, protože nejtěžší je změnit základní principy organizace, ale výsledek stojí za to. Efektivní služby, žádané produkty, angažovaní zaměstnanci, minimalizace nákladů – myslíte si, že to zní příliš dobře, než aby to byla pravda? Ale proč nesledovat tuto cestu, abyste viděli, kam vede.